個人情報の取扱いに関する基本方針

利用目的

１．基本方針

医療法人宏人会（以下「当会」という。）は、患者さま等（検診・健診・ドックの利用者を含む。）に安全で質の高い医療を提供し、患者さま等や地域社会に信頼される医療機関として日々努力を重ねております。「患者さま等の個人情報」につきましては、個人情報の保護に関する法令等を遵守し、院内で取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に破棄することで、個人情報を保護します。

２．個人情報の取得について

当会が患者さま等の個人情報を取得する場合は、診療、看護及び患者さま等への医療等、本来の利用目的の範囲内で取得します。その他の目的で個人情報を取得する場合は、その利用目的をあらかじめお知らせし、ご了解を得ることとします。ウェブサイトで個人情報を取得する場合も同様とします。

３．個人情報の利用及び提供について

当会は、患者さま等の個人情報の利用につきましては、次に掲げる場合のほか、本来の利用目的の範囲を超えて利用しません。
◎患者さま等の了解を得た場合
◎個人を識別あるいは特定できない状態に加工して利用する場合
◎法令等により提供を要求された場合
当会は、法令の定める場合等を除き、患者さま等の許可なく、その情報を第三者に提供しません。

４．個人情報の適正管理について

当会は、患者さま等の個人情報について、正確かつ最新の状態を保ち、患者さま等の個人情報の漏えい、紛失、破壊、改ざん又は患者さま等の個人情報への不正アクセスを防止することに努めます。

５．個人情報の確認・訂正等について

当会は、患者さま等の個人情報について患者さま等から開示を求められた場合は、遅滞なく内容を確認します。また、内容が事実でない等の理由で訂正を求められた場合にも、調査し適切に対応します。

６．問い合わせの窓口

当会の個人情報保護方針に関してのご質問や患者さま等の個人情報のお問い合わせは、次の窓口でお受けします。
窓口名 設置箇所　法人事務局

７．法令の遵守と個人情報保護の仕組みの改善

当会は、個人情報の保護に関する法令、その他の規範を遵守するとともに、上記の各項目の見直しを適宜行い、個人情報保護の仕組みの継続的な改善を図ります。

個人情報の利用目的

基本方針

当会では、患者さま等（検診・健診・ドックの利用者を含む）の個人情報については以下に掲げる目的に利用し、その取扱いには万全の体制で取り組んでいます。なお、疑問などがございましたら担当窓口にお問い合わせください。

１．院内での利用

(1) 患者さま等に提供する医療サービス
(2) 医療保険事務
(3) 入退院等の病棟管理
(4) 会計・経理
(5) 医療事故等の報告
(6) 当該患者さま等への医療サービスの向上
(7) 院内医療実習への協力
(8) 医療の質の向上を目的とした院内症例研究
(9) その他、患者さま等に係わる管理運営業務

２．院外への情報提供としての利用

(1) 他の病院、診療所、助産院、薬局、訪問看護ステーション、介護サービス事業者等との連携
(2) 他の医療機関等からの照会への回答
(3) 患者さま等の診療等のため、外部の医師等の意見・助言を求める場合
(4) 検体検査業務等の業務委託
(5) ご家族等への病状説明
(6) 保険事務の委託
(7) 審査支払機関へのレセプトの提供
(8) 審査支払機関または保険者からの照会への回答
(9) 事業者等から委託を受けた健康診断に係る、事業者等へのその結果通知
(10) 医師賠償責任保険等に係る、医療に関する専門の団体や保険会社等への相談または届出等
(11) その他、患者さま等への医療保険事務に関する利用

３．その他の利用

(1) 医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料
(2) 外部監査機関への情報提供

※上記のうち、他の医療機関等への情報提供について同意しがたい事項がある場合には、その旨を担当窓口までお申し出下さい。
※お申し出がないものについては、同意していただいたものとして取り扱わせていただきます。
※これらのお申し出は、後からいつでも撤回、変更等をすることができます。

 

個人情報保護規程

１　目的・基本的考え方

本規程は，「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年法律第57号。以下「法」という。）第６条及び第８条の規定に基づき，個人情報の適正な取扱いを確保するため定めるものである。

「個人情報が，個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものである」とされていることを踏まえ，個人情報を取扱う全ての医療法人宏人会が運営する医療機関（以下「当院」という。）の職員は，その性格と重要性を十分認識し，適正な取扱いを図らなければならない。

 

２　用語の定義等

　⑴　個人情報

「個人情報」とは，生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日，その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。

なお，死者に関する情報が，同時に，遺族等の生存する個人に関する情報でもある場合には，当該生存する個人に関する情報となる。

本規程は，当院が保有する医療・介護関係個人情報を対象とするものであり，診療録等の形態に整理されていない場合でも個人情報に該当する。（紙，データ等媒体を問わない。）

例）

診療録，処方箋，手術記録，看護記録，検査所見記録，エックス線写真，紹介状，調剤録等

 

　⑵　個人情報データベース

特定の個人情報を用いて検索することができるよう体系的に構成した，個人情報を含む情報の集合物，又はコンピュータを用いていない場合であっても，ファイルやカルテ，患者台帳など個人情報を一定の規則（例えば，五十音順，生年月日順，作成日順等）に従って整理・分類し，他人によって容易に検索可能な状態においているものをいう。

 

　⑶　個人データ

当院が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。

 

   ⑷　本人の同意

法は，個人情報の目的外利用や個人データの第三者提供の場合には，原則として本人の同意を得ることを求めている。当院においては，患者に適切な医療サービスを提供する目的のために，通常必要と考えられる個人情報の利用範囲を院内掲示により明らかにしておき，患者側から特段明確な反対・留保の意思表示がない場合には，これらの範囲内での個人情報の利用について同意が得られているものと考える。　また，患者・利用者本人の意思を明確に確認できない状態の場合については，意識の回復にあわせて，速やかに本人への説明を行い本人の同意を得るものとする。なお，これらの場合において患者・利用者の理解力，判断力などに応じて，可能な限り患者・利用者本人に通知し，同意を得るよう努める。

 

　⑸　家族等への病状説明

法においては，個人情報を第三者提供する場合には，あらかじめ本人の同　　意を得ることを原則としている。

一方，病態によっては，治療等を進めるに当たり，本人だけでなく家族等の同意を得る必要がある場合もある。家族等への病状説明については，患者への医療の提供に必要な利用目的と考えられるが，本人以外の者に病状説明を行う場合は，本人に対し，あらかじめ病状説明を行う家族等の対象者を確認し，同意を得ることが望ましい。

この際，本人から申出がある場合には，治療の実施等に支障の生じない範囲において，現実に患者の世話をしている親族及びこれに準ずる者を説明を行う対象に加えたり，家族の特定の人を限定するなどの取扱いとすることができる。

一方，意識不明の患者の病状や重度の認知性の高齢者の状況を家族等に説明する場合は，本人の同意を得ずに第三者提供できる場合と考えられる。この場合，本人の家族等であることを確認した上で，治療等を行うに当たり必要な範囲で，情報提供を行うとともに，本人の過去の病歴，治療暦等について情報の収集を行う。患者の判断能力に疑義がある場合は，意識不明の患者と同様の対応を行う。

 

３　個人情報の利用目的の特定

 

⑴　医療提供

・当院での医療サービスの提供

・他の病院，診療所，助産所，薬局，訪問看護ステーション，介護サービス事業者との連携

・他の医療機関等からの照会への回答

・患者さんの診察のため，外部の医師等の意見・助言を求める場合

・検体検査業務の委託その他の業務委託

・ご家族等への病状説明

・その他，患者さんへの医療提供に関する利用

 

⑵　診療費請求のための事務

・当院での医療・介護・労災保険，公費負担医療に関する事務およびその委託

・審査支払機関へのレセプトの提出

・審査支払機関又は保険者からの照会への回答

・公費負担医療に関する行政機関等へのレセプトの提出，照会への回答

・その他，医療・介護・労災保険，および公費負担医療に関する診療費請求のための利用

 

⑶　当院の管理運営業務

・会計・経理

・医療事故等の報告

・当該患者さんの医療サービスの向上

・その他，当院の管理運営業務に関する利用

 

⑷　企業等から委託を受けて行う健康診断等における，企業等へのその結果の通知

 

⑸　医師賠償責任保険などに係る，医療に関する専門の団体，保険会社等への相談又は届出等

 

⑹　医療・介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料

 

⑺　当院内において行われる医療実習への協力

 

⑻　医療の質の向上を目的とした当院内での症例研究

 

⑼　外部監査機関への情報提供

 

⑽　治験又は製造販売後臨床試験係る調査および支援業務の委託

 

４　利用目的の通知

• 　個人情報を取得するに当たって，利用目的の公表方法としては，院内に掲示する。
• 　利用目的を変更した場合は，変更された利用目的について公表する。
• 　院内の掲示に当たっては，受付の近くに当該内容を説明した表示を行い，初回の患者・利用者等に対しては，必要に応じて受付時や利用開始時において当該掲示について注意を促す。
• 　患者・利用者等の希望がある場合，詳細の説明や当該内容を記載した書面の交付を行う。
• 　同意及び留保は，申出により，いつでも変更することが可能である。

 

５　個人情報の適正な取得，内容の正確性の確保

　⑴　当院職員は，偽りその他の不正の手段により個人情報を取得してはならない。

 

　⑵　診療等のために必要な過去の受診暦等については，真に必要な範囲について，本人から直接収集するほか，第三者提供については本人の同意を得た者

ただし，本人以外の家族等から収集することが診療上やむを得ない場合はこの限りでない。

 

　⑶　親の同意なく，十分な判断能力を有していない子どもから家族の個人情報を取得してはならない。

 

　⑷　当院職員は，適正な医療を提供するという利用目的の達成に必要な範囲内において，個人情報を正確かつ最新の内容に保つよう努める。

 

　⑸　第三者提供により他の医療・介護関係事業者から個人情報を入手したとき，当該個人情報の内容に疑義が生じた場合には，記載内容の事実に関して本人又は情報の提供を行った者に確認をとる。

 

　⑹　当院は，個人情報の内容の正確性，最新性を確保するため，医療安全対策委員会において，具体的なルールを策定，技術水準向上のための研修の開催などを行う。

 

６　安全管理措置，職員の監督

当院は，その取扱う個人情報の漏えい，滅失又は毀損の防止，その他個人情報の安全管理のため，措置を講ずる。

なお，医療法人宏人会が開設する施設において，当該施設間の情報交換については，第三者提供に該当しないが，施設ごとに安全管理措置を講ずるなど，個人情報の利用目的を踏まえた個人情報の安全管理を行うものとする。

 

⑴　安全管理措置

①　個人情報保護に関する規程の整備，公表

当院は，個人情報保護に関する規程を整備し，苦情処理体制も含めて，院内への掲示を行い，患者・利用者等に対して周知徹底を図る。

➁　個人情報保護推進のための組織体制等の整備

ア　職員の責任体制の明確化を図り，具体的な取組を進めるため，個人情報保護組織体制を医療安全対策委員会の一部に設置する。

イ　当院で行っている個人情報の安全管理措置について定期的に自己評価を行い，適切な見直しや改善を行う。

➂　個人情報の漏えい等の問題が発生した場合等における報告連絡体制の整備

当院職員は，①個人情報の漏えい等の事故が発生した場合，又は発生の可能性が高いと判断した場合，➁個人情報の取扱いに関する規程等に違反している事実が生じた場合，又は兆候が高いと判断した場合，速やかに医療安全対策委員会に報告し，協議を行い，対応する。

④　雇用契約時における個人情報に関する規程の整備

雇用契約や就業規則において，就業期間中はもとより離職後も含めた守秘義務を課すなど職員の個人情報保護に関する規程を整備し，徹底を図る。なお，特に，医師等の医療資格者については，刑法，関係資格法に基づく指定基準により守秘義務規定等が設けられており，その遵守を徹底する。

⑤　職員に対する教育研修の実施

取扱う個人情報の適切な保護が確保されるよう，教育研修の実施等により，職員の自己啓発を図り，個人情報保護意識を徹底する。

⑥　物理的安全措置

個人情報の盗難・紛失等を防止するために以下のような物理的安全対策を行う。

・入退室（館）管理の実施

・盗難等に対する予防措置

・機器，装置等の固定など物理的な保護

⑦　技術的安全管理措置

個人情報の盗難・紛失等を防止するため，個人情報を取扱う情報システムについて以下のような技術的安全管理措置を行う。

ア　個人情報に対するアクセス管理

（ＩＤやパスワード等により認証，各職員の業務内容に応じたアクセス権を設定できるようなシステムの採用等）

イ　個人情報に対するアクセス記録の保存

ウ　コンピュータウイルス対策

⑧　個人情報の保存

ア　個人情報を長期にわたって保存する場合には，保存媒体の劣化防止など個人情報が消失しないように適切に保存する。

イ　個人情報の保存に当たっては，本人からの照会等に対応する場合など必要なときに迅速に対応できるよう，インデックスの整備など検索可能な状態で保存しておく。

➈　不要となった個人情報の廃棄，消去

ア　不要となった個人情報を廃棄する場合には，シュレッダーによる裁断，焼却や溶解など，個人情報を復元不可能な形にして廃棄する。

イ　個人情報を取扱った情報機器を廃棄する場合は，記憶装置内の個人情報を復元不可能な形に消去して廃棄する。

ウ　これらの廃棄業務を委託売る場合には，個人情報の取扱いについても委託契約書において明確に定める。

⑩　診療記録等の取扱いと保管

診療記録等の取扱い保管については，別に定める。

 

⑵　職員の監督

当院は，その職員に個人情報を取扱わせるに当たっては，個人情報の安全管理が図られるよう，職員に対する必要かつ適切な監督を行う。

なお，「職員」とは，医療資格者のみならず，当該事業者の指揮命令を受けて業務に従事する者すべてを含むものであり，また，雇用関係のある者のみならず，派遣労働者等も含むものである。

 

⑶　個人情報の漏えい等の問題が発生した場合における二次被害の防止

個人情報の漏えい等の問題が発生した場合には，二次被害の防止，類似事案の防止，類似事案の発生回避等の観点から，個人情報の保護に配慮しつつ，可能な限り事実関係を公表するとともに，都道府県の所管課等に速やかに報告する。

 

⑷　氏名の呼出及び掲示について

受付等での呼出や，病室における患者氏名掲示等については，患者の取り違え防止などの医療安全管理面で必要と考えられるが，プライバシー保護の重要性を考慮し，可能な限り，患者の希望に応じた対応を行う。

 

７　個人情報の第三者提供

クリニックにおいては，あらかじめ本人の同意を得ないで，個人情報を第三者（民間保険会社，職場，学校などからの照会）に提供してはならない。

また，本人の同意があった場合で，その後，本人から第三者提供の範囲の一部についての同意を取り消す旨の申出があった場合は，その後の個人情報の取扱いについては，本人の同意のあった範囲に限定して取り扱うものとする。

なお，次の場合には，本人の同意を得る必要はない。

 

⑴　法令に基づく場合

 

⑵　人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき

 

⑶　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のための推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき

 

⑷　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 

８　本人からの求めによる個人情報の開示

医療法人宏人会「診療情報の提供に関する規定」による。

 

９　訂正及び利用停止

当院は，本人から，個人情報の訂正等，利用停止等，第三者への提供の停止を求められた場合で，それらの求めが適正であると認められるときは，これらの措置を行わなければならない。

なお，以下の場合については，これらの措置を行う必要はない。

 

　⑴　訂正等の求めがあった場合であっても

①　利用目的から見て訂正等が必要でない場合

➁　誤りである指摘が正しくない場合

➂　訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合

 

　⑵　利用停止等，第三者への提供の停止の求めがあった場合であっても，手続違反等の指摘が正しくない場合

①　当院は，上記の措置を行ったとき，又は行わない旨を決定したときは，本人に対し，遅滞なく，その旨を通知する。

➁　個人情報の訂正等にあたっては，訂正した者，内容，日時等が分かるように行う。

➂　個人情報の字句などを不当に変える改ざんは，行ってはならない。

 

１０　規程の見直し

個人情報の保護に関する考え方は，社会情勢や国民の意識の変化に対応して変化していくものと考えられる。このため，本規程についても必要に応じて検討及び見直しを行うものとする。

 

附　則

１　この規程は，平成３０年１０月１日から適用する。

 

 

 

別紙

診療記録等の取扱いと保管について

 

１　紙媒体により保存されている診療記録等

 

⑴　診療記録等の保管の際の注意

診療記録等の保管については，毎日の業務終了時に所定の保管場所に収納し，滅失，毀損，盗難等の防止に十分留意するものとする。

 

⑵　診療記録等の利用時の注意

患者の診療中や事務作業中など，診療記録等を業務に利用する際には，滅失，毀損，盗難等の防止に十分留意するとともに，記録の内容が他の患者など部外者等の目に触れないよう配慮しなくてはならない。

 

⑶　診療記録等の修正

いったん作成した診療記録等を，後日書き改める場合には，もとの記載が判別できるように二重線で抹消し，訂正箇所に日付および訂正者印を押印するものとする。この方法によらずに診療記録等を書き改めた場合には，改竄したものとみなされることがあるので，十分留意するものとする。

 

⑷　診療記録等の院外持ち出し禁止

ア　診療記録等は原則として院外へ持ち出してはならない。ただし職務遂行上　やむを得ず持ち出す場合には，院長の許可を得ることとし，返却後にも院長の確認を得なくてはならない。

イ　院長は，所管する診療記録等の院外持ち出し及び返却に関して，日時，利用者，持ち出しの目的等を記録し，５年間保存することとする。

 

⑸　診療記録等の廃棄

法定保存年限又は，当院所定の保存年限を経過した診療記録等を廃棄処分する場合には，裁断または溶解処理を確実に実施するものとする。

また，当院で保管中の診療記録等につき，安全かつ継続的な保管が困難な特別の事由が生じた場合には，院長はその記録類の取扱いについて，速やかに当院を所管する保健所と協議するものとする。

 

２　電磁的に保存されている診療記録等

 

⑴　コンピュータ情報のセキュリティの確保

診療記録等をコンピュータを用いて保存している部署では，コンピュータ　の利用実態等に応じて，情報へのアクセス制限等を適宜実施するものとする。

また，通信回線等を経由しての情報漏出外部からの不正侵入等の被害を未然に防ぐよう，厳重な措置を講じるものとする。

特に，職員以外の者が立ち入る場所，又はその近くにおいてコンピュータ上の診療記録等を利用する際には，モニターに表示された画面を通じて患者の個人情報が本人以外の外部の者の目に触れることのないよう留意しなくてはならない。

⑵　データバックアップの取扱い

 

コンピュータに格納された診療記録等は，機械的な故障等により情報が滅　失したり見読不能となることのないよう，各部署において適宜バックアップの措置を講じるものとする。

また，バックアップファイル及び記録媒体の取扱い，保管は，各部署の責任者の管理のもとに厳重に取扱うものとする。

 

⑶　データのコピー利用の禁止

コンピュータ内の診療記録等の全部又は一部を，院外での利用のために，他のコンピュータ又は記録媒体等に複写することは原則として禁止する。

ただし，職務遂行上やむを得ない場合には，院長の許可，管理のもとに行うことができるものとする。その場合において，複写した情報の利用が完了したときは，速やかに当該複写情報を記録媒体等から消去するものとする。

 

⑷　データのプリントアウト

コンピュータ等に電磁的に保存された個人情報をプリントアウトした場合には，紙媒体の診療記録と同等に厳重な取り扱いをしなくてはならない。使用目的を終えたプリントアウト紙片は，裁断または溶解処理など，他の者が見読不可能な状態にして速やかに廃棄しなくてはならない。

 

⑸　紙媒体記録に関する規定の準用

電磁的な保存がなされている診療記録等の取扱いについては１⑴乃至１⑸の規定の趣旨も参酌して準用するものとする。

 

３　診療及び請求事務以外での診療記録等の利用

 

⑴　目的外利用の禁止

職員は，法律の定める利用目的の制限の例外に該当する場合を除き，あらかじめ患者本人の同意を得ないで個人情報保護規程第3条（個人情報の利用目的の特定）で特定した利用目的の達成に必要な範囲を越えて，患者の個人情報を取扱ってはならない。

 

⑵　匿名化による利用

患者の診療記録等に含まれる情報を，診療及び診療報酬請求事務以外の場面で利用する場合には，その利用目的を達しうる範囲内で，可能な限り匿名化しなければならない。

 

附　則

１　この取扱い規定は，平成３０年１０月１日から適用する。